Sebutkan dan jelaskan unsur-unsur informasi apa saja yang harus dipenuhi dalam pembuatan deskripsi arsip ?
 |
| satriyadi.web.id |
1. Identifikasi Arsip:
Kode Arsip: Kode unik yang diberikan kepada arsip untuk memudahkan identifikasi dan penemuan kembali.
Nomor Arsip: Nomor yang diberikan kepada arsip berdasarkan urutan penciptaan atau penerimaan.
Judul Arsip: Judul yang jelas dan ringkas yang mencerminkan isi arsip.
Tanggal Arsip: Tanggal pembuatan atau penerimaan arsip.
Pencipta Arsip: Nama instansi atau organisasi yang menciptakan arsip.
Isi Arsip: Ringkasan singkat tentang isi arsip.
Bentuk Arsip: Bentuk fisik arsip, seperti surat, foto, peta, atau audio-visual.
Jumlah Arsip: Jumlah unit arsip, seperti lembar, halaman, atau file.
2. Konteks Arsip:
Riwayat Penciptaan Arsip: Informasi tentang bagaimana arsip diciptakan dan digunakan.
Hubungan Arsip dengan Arsip Lain: Informasi tentang hubungan arsip dengan arsip lain dalam arsip yang sama atau arsip lainnya.
Nilai Arsip: Nilai informasi, sejarah, atau budaya yang dimiliki oleh arsip.
Kondisi Arsip: Kondisi fisik arsip, seperti baik, rusak, atau rapuh.
Lokasi Arsip: Tempat penyimpanan arsip.
Cara Akses Arsip: Cara untuk mengakses arsip, seperti terbuka untuk umum, terbatas, atau rahasia.
3. Informasi Tambahan:
Kata Kunci: Kata kunci yang dapat digunakan untuk mencari arsip.
Catatan: Catatan tambahan tentang arsip, seperti informasi tentang pencipta arsip, isi arsip, atau kondisi arsip.
Referensi: Referensi ke sumber informasi lain tentang arsip.
Pemenuhan unsur-unsur informasi ini dalam deskripsi arsip akan membantu dalam pengelolaan arsip yang lebih efektif dan efisien, serta memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan. Deskripsi arsip yang lengkap dan akurat juga dapat membantu dalam pelestarian arsip dan pemanfaatannya untuk berbagai keperluan, seperti penelitian, pendidikan, dan budaya.
Standar deskripsi arsip di Indonesia diatur dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 24 Tahun 2012 tentang Pedoman Penataan Arsip. Peraturan ini memuat ketentuan-ketentuan tentang unsur-unsur informasi yang harus dipenuhi dalam deskripsi arsip, serta format dan tata cara pembuatan deskripsi arsip.
Selain unsur-unsur informasi yang disebutkan di atas, deskripsi arsip juga dapat memuat informasi tambahan lainnya yang dianggap perlu, seperti informasi tentang hak cipta arsip, informasi tentang aksesibilitas arsip, dan informasi tentang pembatasan penggunaan arsip.
Dengan menyediakan informasi yang lengkap dan akurat tentang arsip, deskripsi arsip dapat membantu dalam meningkatkan akuntabilitas dan transparansi pengelolaan arsip, serta mendukung pengambilan keputusan yang efektif dan efisien.
